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考試學-時間管理

許多同學在準備考試時都會覺得時間不夠,除了學校課業外、補習班課程、專題、男女朋友交往、社交(人際關係維持)、上網、運動、吃飯、睡覺、還要抽空回去看父母親...等,唸書的時間真的很少。不過,回歸到現實層面,假設大家聰明才智相同、準備方法相同、運氣相同...等,此時誰多唸一點書,考上的機會自然較大。

以下簡單介紹準備研究所考試時的時間管理︰

一、紀錄自己的時間

由於我們無法「創造」時間,所以只能「分配」時間。而分配時間的前提,又在於詳細紀錄自己的時間,然後分析這些時間是否有用到對的地方。對於正準備研究所考試的同學來說,每週的行程較為「例行」,因此在紀錄時間時,建議以週為單位,並且詳細紀錄兩週以上的時間。

二、設定具體目標

為了要確定時間是否有用到對的地方,我們必須透過「目標」來確認。以考研究所為例,我們已經在「考試學-學習計畫」中教同學如何設定類似「我,王小明,一定會在20XX年,考上成大企研」這樣具有高挑戰性、有時間性、可量化、可書面化等特性的目標。當這種具體的目標設定出來之後,大家就可以拿出之前所紀錄的時間,仔細分析這些時間是否有「分配」到與「目標」(也就是考上這件事)直接相關的事情上。

根據過去的經驗,大部分的同學在確認時間後會發現,自己花了許多時間在「與目標無關」的事情上(例如︰講電話、看電視、上網、參加一些不必要的聚會、通車、東摸摸、西摸摸...等)。這時就應該好好調整自己的時間分配,盡量將時間用在「與目標直接相關」。

三、規劃大塊時間

唸書最好能有完整的「大塊時間」。例如︰每一次唸3-4小時(而且無人打擾),每1小時適度休息,伸展走動。

四、善用瑣碎時間

縱使每天有「大塊時間」可以拿來唸書,但我們還是可以找出許多「瑣碎時間」可以善用。例如︰搭公車時可以唸書、聽英文、背誦或是練習思考;等人時可以拿書出來讀。

五、避免浪費時間

為了將時間分配到與目標相關的事情上,因此,在準備考試時,最好常常將手機關機,沒事能不上網就不上網,總之跟目標無關的事情就盡量不要去做。我還記得有位當兵回來以五專同等學歷報考研究所的同學,為了考上,他學習古人到深山廟裡苦讀的精神,在最後3個月的衝刺時間裡,沒有手機、沒有網路,後來也如願考上。

六、落實80~20法則

當大部分的時間都與考試相關時,該如何再進一步提升效益。此時,可以透過80~20法則來落實。

80~20法則指的是80%的價值,來自於20%的事務。在準備考研究所時,假設時間有限,同學各科都唸完一遍,此時倒底該將時間花在唸第二遍,還是應該花在做題目上?又或是,當三科有一科很強、一科普通、一科很差,此時又該如何分配唸書的時間?這些問題,除了會在後面考試學的內容裡陸續說明之外,建議同學亦可多找老師溝通,畢竟每位同學背景不同,要考的學校也不同,在決策上自然會有所不同。

另外,透過80~20法則,我們可以找出自己的核心事務與非核心事務,例如︰唸管理學時需要多看報紙與雜誌,但畢竟看報紙與唸上課教材比較起來,唸上課教材重要許多。這時唸上課教材就是自己的核心事務,而唸報紙就屬於非核心事務。此時,我們要先將時間用在核心事務上,行有餘力,再將時間花在非核心事務上。如果時間不夠,甚至可以將非核心事務外包,不必事必躬親(例如︰透過老師、助教所提供的資源或是讀書會的運作,來提升唸報紙雜誌的效益,以節省時間。)

七、積極執行計畫

設定完目標之後,即可透過發展學習計畫的方法,來擬定每週計劃、每日計劃,並且堅持到底,決不半途而廢。

八、工欲善其事,必先利其器

在生活上,我們浪費了許多時間在「電腦就可以處裡的事情」上(例如︰花了很多時間排版,但不知道原來透過電腦設定,就可以很快排好,而且品質又高。或是花了許多時間在網路上搜尋不到資料,但不知透過進階搜尋的方法,就可以較快找到...等)。

懂得時間管理的人,會投資一些時間深入了解電腦與網路的使用(例如︰學習Office、學習線上搜尋資料的方法),以換取節省未來更多寶貴的時間。這樣的觀念與作法還適用在語言工具、事務工具、以及文件整理上。同學有機會應該多熟悉這些工具,並且善用這些工具,以節省時間。

以上介紹了在準備研究所考試時的時間管理方法。不過,雖然同學知道了這些方法,但是過了一段時間,還是有許多同學無法有效提升時間的效益。其中,最主要的原因,在於沒有切確落實。這裡講兩個故事給大家聽。

我有一位官拜「中將」的EMBA學長,他EMBA應屆畢業時,為了考博士班,把張子傑老師的1000題做完一遍,而且還去修計量經濟,後來統計學考了95分(請記得是博士班)。他說「沒有時間唸書是騙人的」。在那段時間裡,他每天早上6:00起來唸,晚上回家之後繼續唸,終於在考前把書唸完。

還有一次,在知識經濟協會所舉辦的說書會中,我聽許士軍老師導讀Peter Drucker的「後資本主義社會」。在題問時,有一位上市公司的董事長(年紀不小了)談到,他說他因為非常忙碌,所以花了一個星期才將該書讀完,之後他挑出了該書中的3個錯誤(翻譯錯誤、年代錯誤..等),而當時許士軍老師也確認了這些錯誤。當下我翻到他所講書中的那些錯誤,我發現自己根本看不出來哪裡有錯(直到聽完許士軍老師的解釋之後才明白)。看到這些(大同學30-40歲以上)前輩們的唸書精神,我們更應該努力。

最後,再次強調,時間管理的重點不在創造時間,而是將時間分配到「與目標有關的事情」上。同時,送給同學一句話:「生命是由時間所堆砌,讓我們做好時間管理。」

加油!!

張承

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