張承管理學

考試學-時間管理

許多同學在準備考試時都會覺得時間不夠，除了學校課業外、補習班課程、專題、男女朋友交往、社交(人際關係維持)、上網、運動、吃飯、睡覺、還要抽空回去看父母親...等，唸書的時間真的很少。不過，回歸到現實層面，假設大家聰明才智相同、準備方法相同、運氣相同...等，此時誰多唸一點書，考上的機會自然較大。

以下簡單介紹準備研究所考試時的時間管理︰

一、紀錄自己的時間

由於我們無法「創造」時間，所以只能「分配」時間。而分配時間的前提，又在於詳細紀錄自己的時間，然後分析這些時間是否有用到對的地方。對於正準備研究所考試的同學來說，每週的行程較為「例行」，因此在紀錄時間時，建議以週為單位，並且詳細紀錄兩週以上的時間。

二、設定具體目標

為了要確定時間是否有用到對的地方，我們必須透過「目標」來確認。以考研究所為例，我們已經在「考試學-學習計畫」中教同學如何設定類似「我，王小明，一定會在20XX年，考上成大企研」這樣具有高挑戰性、有時間性、可量化、可書面化等特性的目標。當這種具體的目標設定出來之後，大家就可以拿出之前所紀錄的時間，仔細分析這些時間是否有「分配」到與「目標」(也就是考上這件事)直接相關的事情上。

根據過去的經驗，大部分的同學在確認時間後會發現，自己花了許多時間在「與目標無關」的事情上(例如︰講電話、看電視、上網、參加一些不必要的聚會、通車、東摸摸、西摸摸...等)。這時就應該好好調整自己的時間分配，盡量將時間用在「與目標直接相關」。

三、規劃大塊時間

唸書最好能有完整的「大塊時間」。例如︰每一次唸3-4小時(而且無人打擾)，每1小時適度休息，伸展走動。

四、善用瑣碎時間

縱使每天有「大塊時間」可以拿來唸書，但我們還是可以找出許多「瑣碎時間」可以善用。例如︰搭公車時可以唸書、聽英文、背誦或是練習思考；等人時可以拿書出來讀。

五、避免浪費時間

為了將時間分配到與目標相關的事情上，因此，在準備考試時，最好常常將手機關機，沒事能不上網就不上網，總之跟目標無關的事情就盡量不要去做。我還記得有位當兵回來以五專同等學歷報考研究所的同學，為了考上，他學習古人到深山廟裡苦讀的精神，在最後3個月的衝刺時間裡，沒有手機、沒有網路，後來也如願考上。

六、落實80~20法則

當大部分的時間都與考試相關時，該如何再進一步提升效益。此時，可以透過80~20法則來落實。

80~20法則指的是80%的價值，來自於20%的事務。在準備考研究所時，假設時間有限，同學各科都唸完一遍，此時倒底該將時間花在唸第二遍，還是應該花在做題目上？又或是，當三科有一科很強、一科普通、一科很差，此時又該如何分配唸書的時間？這些問題，除了會在後面考試學的內容裡陸續說明之外，建議同學亦可多找老師溝通，畢竟每位同學背景不同，要考的學校也不同，在決策上自然會有所不同。

另外，透過80~20法則，我們可以找出自己的核心事務與非核心事務，例如︰唸管理學時需要多看報紙與雜誌，但畢竟看報紙與唸上課教材比較起來，唸上課教材重要許多。這時唸上課教材就是自己的核心事務，而唸報紙就屬於非核心事務。此時，我們要先將時間用在核心事務上，行有餘力，再將時間花在非核心事務上。如果時間不夠，甚至可以將非核心事務外包，不必事必躬親(例如︰透過老師、助教所提供的資源或是讀書會的運作，來提升唸報紙雜誌的效益，以節省時間。)

七、積極執行計畫

設定完目標之後，即可透過發展學習計畫的方法，來擬定每週計劃、每日計劃，並且堅持到底，決不半途而廢。

八、工欲善其事，必先利其器

在生活上，我們浪費了許多時間在「電腦就可以處裡的事情」上(例如︰花了很多時間排版，但不知道原來透過電腦設定，就可以很快排好，而且品質又高。或是花了許多時間在網路上搜尋不到資料，但不知透過進階搜尋的方法，就可以較快找到...等)。

懂得時間管理的人，會投資一些時間深入了解電腦與網路的使用(例如︰學習Office、學習線上搜尋資料的方法)，以換取節省未來更多寶貴的時間。這樣的觀念與作法還適用在語言工具、事務工具、以及文件整理上。同學有機會應該多熟悉這些工具，並且善用這些工具，以節省時間。

以上介紹了在準備研究所考試時的時間管理方法。不過，雖然同學知道了這些方法，但是過了一段時間，還是有許多同學無法有效提升時間的效益。其中，最主要的原因，在於沒有切確落實。這裡講兩個故事給大家聽。

我有一位官拜「中將」的EMBA學長，他EMBA應屆畢業時，為了考博士班，把張子傑老師的1000題做完一遍，而且還去修計量經濟，後來統計學考了95分(請記得是博士班)。他說「沒有時間唸書是騙人的」。在那段時間裡，他每天早上6:00起來唸，晚上回家之後繼續唸，終於在考前把書唸完。

還有一次，在知識經濟協會所舉辦的說書會中，我聽許士軍老師導讀Peter Drucker的「後資本主義社會」。在題問時，有一位上市公司的董事長(年紀不小了)談到，他說他因為非常忙碌，所以花了一個星期才將該書讀完，之後他挑出了該書中的3個錯誤(翻譯錯誤、年代錯誤..等)，而當時許士軍老師也確認了這些錯誤。當下我翻到他所講書中的那些錯誤，我發現自己根本看不出來哪裡有錯(直到聽完許士軍老師的解釋之後才明白)。看到這些(大同學30-40歲以上)前輩們的唸書精神，我們更應該努力。

最後，再次強調，時間管理的重點不在創造時間，而是將時間分配到「與目標有關的事情」上。同時，送給同學一句話：「生命是由時間所堆砌，讓我們做好時間管理。」

加油!!

張承

<<請立即行動>>