張承管理學

明天要做的六件最重要的事情-時間管理

最近我問了幾位同仁一個問題
「你明天的『行程』為何？」
而且越詳細越好

接著，我再問大家
這些事情
是你認為今天該做的最重要的事情嗎？
還有，這些事情是你主管認為最重要的事情嗎？

大部分的同仁
都能夠講出明天的行程
而且大多都認為這些行程是最重要的事情
但不確認是否是主管認為最重要的事

回家後
我思考到該如何協助同仁提升工作的效率與效果
並且想起了一個故事

美國伯利恒鋼鐵公司(Bethlehem Steel)的總裁Charles Schwab
曾經向一位管理顧問Ivy Lee請教提升績效的方法

Ivy Lee告訴Charles Schwab
在 10 分鐘內
自己就能提供他一個方法
並將他公司的業績提高 50%

Ivy Lee拿出一張小卡
請Charles Schwab在小卡上
寫下自己明天要做的 6 件最重要的事情

接著
Ivy Lee請Charles Schwab
在每件事情旁
寫下對於公司的重要性順序

當Charles Schwab寫完之後
Ivy Lee告訴他︰
「這張小卡，就是我要給你的秘方。明天早上第一件事，就是將小卡拿出來，並做上面第一項最重要的事，而且不做其他事，直到完成為止。然後，再用同樣辦法，做第2項、第3項，直到下班為止。如果當天無法做完所有的事，甚至只做完一件事，也請不用擔心，因為你總在做最重要的事。」
Ivy Lee接著又說︰
「你從明天開始，試著每天都這樣做，直到你確認這方法真的有用，到時，再請你將你認為的金錢價值，用支票寄給我。」

大約一個月之後
Charles Schwab寄了一張2.5萬美元的支票給Ivy Lee
(請記得這是100年前的2.5萬美元)

以上的故事
告訴我們要將時間花在「最重要的事情」上
但何謂最重要
則需要由主管來協助判斷

無論是業務單位或是行政部門
基層同仁每天的工作多屬例行性事務
但這些例行性事務的優先順序
卻應該隨著目標、環境的改變而跟著改變

舉例來說
業務單位應在例行性事務中
不定期嘗試新的行銷工具
(尤其是網路行銷工具)
嘗試過後可能會發現
未來業務的行事曆可能要大幅改變

行政部門則應在例行性事務中
定期掃除看似重要但實際上卻已無必要的作業
或是思考有無其他方法
能夠對現有流程進行再造

這些，都是能夠確保同仁總是在執行最優先工作的關鍵

當主管的要避免同仁瞎忙
至於方法
不妨就從
「明天要做的六件最重要的事情」開始

加油!

張承

p.s.
美國伯利恒鋼鐵公司(Bethlehem Steel)
http://en.wikipedia.org/wiki/Bethlehem_Steel

總裁查理斯‧舒瓦普(Charles Schwab)
http://en.wikipedia.org/wiki/Charles_M._Schwab

管理顧問艾維‧利(Ivy Lee)
http://en.wikipedia.org/wiki/Ivy_Lee