工欲善其事,必先利其器

同仁問到如何提升效率
我建議她
「買本厚厚的Word書,並且從頭看起,充分練習,妳會發現,對人生來說,這項投資的效益非常的大。」

對於整天都坐在電腦前面
每天面對Office(尤其是Word)的同仁來說
請問一下自己
我們對Office熟嗎?
(假設微軟(Microsoft)不會倒,我們這一輩子跟Office相處的時間,搞不好比跟另外一半相處的時間還多。但是,我們似乎沒有花很多時間認識Office。)

工欲善其事,必先利其器
我們花了許多時間在調整格式
但所呈現的稿件格式仍然非常混亂
文件品質不好
工作也沒有效率

為了測驗同仁Office的能力
我通常會用林孟彥教授所發展的「Word水準衡量表」
來看看大家的實力

以下是這份量表的內容
同學可以試著回答看看自己對了幾題

Word水準衡量表
Q01:用五種以上的方法 highlight 全文
Q02:3分鐘內把 Word 檔案轉成 Excel
Q03:3分鐘內把 Word 轉成 PowerPoint
Q04:「節」所代表的意義為何?
Q05:Enter和Shift + Enter有何不同?
Q06:如何排出良好問卷--定位點的用法?
Q07:如何放大字體看清楚又不動到捲軸?
Q08:如何在Word畫圖?
Q09:如何調整 14 號字的行距?
Q10:如何將一般字體變為粗體?

由Word水準衡量表評估自己
8分以上:程度很好
6~7分:程度不錯
4~5分:普通
2~3分:程度不好
0~1分:程度很差

以上題目某些內容需要配合實例
所以同學未必能夠了解
不過,光看題目中的一些專有名詞
「節」、「Shift + Enter」、「定位點」...
許多同學就已經不知道這些名稱的用途

以「Q03:3分鐘內把 Word 轉成 PowerPoint」為例
這題其實要講的是「大綱模式」
要以大綱模式檢視文件
我們必須懂得樣式與格式設定

懂得樣式與格式設定之後
標題不會混亂不清、層次不明
同時在編製目錄與圖表目錄不再費時
只要幾秒鐘而已
最後
透過設定過後的標題格式
我們可以很容易將Word的內容
直接轉換成PowerPoint
而且,也只要幾秒鐘而已

也許同學看不懂以上的說明
不過,沒有關係
我只是想告訴同學
張承老師願意拍胸埔掛保證
「請買本厚厚的Word書,並且從頭看起,充分練習,大家會發現,對人生來說,這項投資的效益非常的大。」

加油!

張承

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