張承管理學

會議是毒藥？

早會時
同仁分享了一篇名為「會議是毒藥」的文章
在一片躂伐會議之聲中
我想提供另一種觀點
給同仁不同的啟發

在回饋時
我問大家
如果會議是毒藥
為何我們還要吃它？

同仁沒有回答

我再問同仁
「這裡所講的毒藥是什麼？」

有同仁回應
「浪費時間」(也浪費金錢)

很好
我接著又問
「會議的責任在誰身上？」

早會主席馬上跳出來自首
回答「主席」
有同仁接著回答
「所有與會者都有責任」

沒錯
對於會議的結果
主席要負最大之責
但與會者
也對會議負有一部分的責任

請大家回想一下
我們有沒有參加過類似的會議

每個人都不太想發言
只有主席在「話燒」
為了促進大家發言
主席最後不得已
只好指定某些人發言
結果
無論是被指定的人
或是未被指定的人
感覺都不好

這樣的會議
主席不滿意
大家不滿意
最後
當然會覺得是在浪費時間

只是
這樣的情境
又是誰造成的呢？

此外
對於某些會議
浪費時間
可能有它的必要性

從管理學的角度來看
會議最重要的是要有效果(達成目標)
至於效率
則有待商確
(請先不要下評論，這裡提供的是另一種觀點)

我認同在大部分的情境下
開會要有效率
但我也認同某些性質的會議
太過在乎效率
可能未必會達成目標
(例如：需要達成共識的會議，或是一些腦力激盪會議，亦或是一些具有談判性質的會議(故意需要透過攏長的時間，消耗對方的體力，來達成某種目的))

對於這些會議
參與者當下可能會覺得是在浪費時間
(沒有效率)
但事後來看
可能又不會有這樣的感覺
(因為達成目標)
(換句話說，就是因為浪費了一些時間，所以才能達成目標)

所以
無論我們是否能夠主導會議
我們都應該積極融入會議
我們都應該對會議的結果負起責任

同時
會議的成效
過程雖然重要
但結果更為關鍵

釐清了這些
我們就比較不會覺得開會是浪費時間
開會是一種毒藥

加油!

張承

p.s.我比較喜歡用「會議是必要之惡」來取代「會議是毒藥」，畢竟會議還是有其必要性，重點是我們該如何「去」惡揚善，發揮會議原本該有的功能。