張承管理學

時間管理—善用「大塊時間」

早上開工拜拜時

與一位主管A君聊天

我告訴A君

有位同仁在週報中

希望表揚他

因為該同仁在與A君配合的過程裡

A君的回饋非常有效率

讓該同仁很快地完成任務

我微笑地對A君說

為何同仁的要求他能快速回應

但我交辦的事情卻常常會拖

(這裡的「事」大多是無需懲處的事)

答案就在沒有釐清事情的輕重緩急

對於同仁們來說

希望A君協助的任務

通常時間較趕

事情較小

難度較低

所以A君可以很快地回饋

對於我來說

要求A君的任務

通常時間不趕

(一般我會給幾週以上的時間)

事情較大

難度較難

所以常常會拖

(拖到後來，原本不用懲處的事，就變成了需要懲處的事)

我與A君分享了一個關於時間管理的小故事

大意是說

桌上放著一個瓶子

與大小不等的石頭

如果我們先將小石頭放入瓶子裡

縱使瓶子裡還有空間

但是大石頭確放不進去

但如果我們先將大石頭放入

然後再將小石頭放進去

這時

就有機會將所有的石頭

都放到瓶子裡

我給A君回饋

提到瓶子就像我們每一天的時間

大石頭就像「大塊時間」

(一整段較長的完整時間)

小石頭就像「零碎時間」

無論是「大塊時間」或是「零碎時間」

都適合用來做「重要的事」

(至於「不重要的事」，能少則少)

但許多重要的事

難度可能較難

所花的時間也可能較長

(而且通常不趕)

因此

非常適合透過「大塊時間」來完成

只是

我們常常會因為一直在處裡眾多的小事

(而且通常緊急)

(這些事情未必重要

還有些事情乃是因為缺乏規劃或是出錯

而導致須要亡羊補牢)

所以無法空出「大塊時間」

來處裡「重要且不緊急」的事

這就好像先在瓶子裡面裝進小石頭

結果導致大石頭裝不進去

最後

如果我們感覺自己好忙好忙

而且效率不錯

但效果卻不好

不妨試著先將大石頭(大塊時間)

放入自己的瓶子裡吧!

加油!

張承