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為何要開月會

在職場上

開會是「必要之惡」

之所以為惡

是因為許多人很討厭開會XD

在此

我們先不討論如何「改向善」

而來探討開會的「必要」性

 

簡單來說

會議分成兩種

「例行性會議」

與「非例行性會議」

 

「例行性會議」通常依「時間性」

分成日會週會月會雙月會季會半年會年會...等

「非例行性會議」則通常依「專案性」而產生

例如腦力激盪會議專案檢討會議...等

 

至於會議的功能

簡單來說可分成「(雙向的)溝通討論」以及「(單向的)布達回饋」

 

就會議的目的

則著重在落實「規劃組織領導與控制」

 

以「月會」為例

月會是一種例會

從「控制」的角度來看

月會可讓參與的主管們

每月檢視自己與彼此在

「過去一個月」「今年累積到現在」

以及「未來一個月」「預計至年底」

這些項目上的執行狀況

並與「營運計畫書」中的

營收成本費用淨利、市場變化...等指標

做比較

讓所有參與的主管們

能即時掌握相關資訊

並做好決策

 

此外

參與月會的通常是公司平行單位的主管

(無論是一級或二級)

這些主管們有些週週見面

有些每個月才見一次面

 

當事業體大到某個階段時

許多事業單位的主管

對於其他事業單位正在發生的事情

並不十分了解

透過月會的參與

主管們可發現彼此事業或部門之間

有哪些地方可發輝綜效

 

另外

參與月會還可以做到集思廣益

當某位主管提出想法時

大家可以給於即時的回饋

 

最後

參與月會還可以協助解決個人的管理問題

畢竟大家都在主管之路上進行修練

難免會遭遇到問題與挫折

這時

主管們就可以利用參與月會的空檔時間

彼此相互交流請益

同時聯絡感情

 

以上都是開「月會」所帶來的好處

 

討論完

開會的「必要」性

接下來就是思考如何「改惡向善」

將會議開好

至於何時再聊「如何開好會議」的議題

就等我自覺能將會議開的不錯之後

有機會再談吧!

 

加油!

 

張承

 

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