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部門長久累積下來的規範辦法、與SOP,是非常寶貴的資產

 

本週到某部門開月會

該部門主管對同仁們再次強調

要徹底落實專案執行的檢討

不能因為好像沒有什麼可以檢討的

就匆匆帶過

甚至想不用檢討

 

在回饋時

我給大家鼓勵

提到部門長久累積下來的規範辦法、與SOP(標準化作業流程)

是公司非常寶貴的資產

這些規範辦法、與SOP

都是經由一次次經驗的累積

慢慢修正而得

而召開檢討會議主要目的

就是要讓這些規範辦法、與SOP

能夠逐步完善

 

在召開檢討會議時

我們可以重新檢視自己執行的過程

思考這些規範辦法、與SOP

是否有值得修改的地方

或是為何沒有按照這些規範辦法、與SOP去執行?

 

甚至縱使這些規範辦法、與SOP已經完善

但在召開檢討會議時

還是可以就執行的過程

提出值得紀錄下來的內容

(例如:與某承辦窗口溝通時,該特別注意的細節眉角)

該主管就提到

每次在進行相同客戶的新標案時

她都會將之前檢討會的會議記錄拿出來看

以作為擬定投標策略時的參考

 

後來

在另外的場合

一位同仁提到

自己的時間

都快被這些「繁文縟節」所綁架

(開不完的會,寫不完的檢討)

而且

做這些事情

會讓自己看起來

只是在按制度流程照表操課

一點專業性都沒有

 

我微笑地回應該同仁

提到

專業「官僚」其實並不衝突

甚至

建立與擁有「官僚」

本身就是一種專業

 

明茲伯格(Mintzberg)在探討組織設計理論時

提出專業官僚式組織」(professional bureaucracy)的看法

這類型組織的典型範例

是「醫院」與「學校」

 

該類型組織聘用大量的專業人士(醫師、教授)

並且在執行業務時

嚴格遵循規範、辦法、與SOP

在這種組織下

專業「官僚」並存

 

我繼續給該同仁回饋

提到

有能力修正規範辦法、與SOP

就是一種專業

擁有完善的規範辦法、與SOP

也是一種專業

在一次次「落實專案執行檢討」的過程中

我們擁有了修正規範辦法、與SOP的能力

並建立起完善的規範辦法、與SOP

這就是我們的專業(建立與擁有官僚的專業)

 

最後

修正完善規範辦法、與SOP的成本很高

但長久累積下來的規範辦法、與SOP

卻是公司非常寶貴的資產

希望大家認真看待

 

加油!

 

張承

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張承管理學

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