個人執行力的提升效率與專心

到某部門開週會
會議的尾聲
依慣例進行15分鐘左右的教育訓練
此次訓練是請同仁導讀一篇關於「執行力」的文章
並請同仁們彼此分享自己的看法

聽完同仁們的討論
在結語時
我給大家兩項建議
「效率」與「專心」

我先請同仁播放一小段影片
「一分鐘內把Word檔案轉成PowerPoint
https://hahow.in/courses/5a211b15a6d4a5001ec31247/main?curriculum=5a211bd5a6d4a5001ec31268
(請大家先看一下這段影片,尤其是有寫過碩士論文的同學,看完會很有感覺)

接著
我看著一位剛念完碩士在職專班的主管
問她在準備碩士論文口試的PPT
是否是從論文的Word檔中
將標題、內文等文字
一項一項地「複製」、「貼上」到PowerPoint中?
她點頭稱是
我再問她
「這花了她多少時間?」(我並沒有要她回答)
我對大家說

我猜想她的論文一定沒有使用「大綱模式」來進行編輯
所以編輯結果可想而知
(不但多花了許多時間,而且品質不會很好)
(有興趣的同學可以好好了解一下利用大綱模式進行編輯的好處)

許多時候
我們看到同仁很辛苦地坐在電腦前面
努力地完成文件
但因為對於文書處理軟體的不熟悉
所以導致無效率也無效果
(花了許多時間,但排不出主管要的東西。)
(我還曾經遇過一位主管跟我抱怨,當部屬熬夜加班做出該主管不滿意的文件後,該部屬對主管說「我就算沒有功勞也應該有苦勞吧!)

接著
我繼續給大家回饋
提到要提升個人的執行力
還有一項很重要的做法
那就是「專心」

有了智慧型手機之後
分心的人變多了
無論開會或是上課時
我們常常可以看到有人在滑手機
(我偶爾也會)

我認為
真正能一心二用的人不多
畢竟要能像金庸筆下的小龍女
同時一手畫方、一手畫圓
這樣的人並不常見

「專心」除了讓自己工作效率能有所提升
也因為將時間花在與目標相關的事情上
達成目標的機會自然變大

同時,在開會與上課時
專心也是一種尊重他人的展現

畢竟大部分的人
並不喜歡在與別人溝通時
看到別人並沒有看著自己
而是在看手機

最後
我有感而發
提到「專心」除了能夠提升個人執行力
還能夠讓我們「活在當下」
並且及早做「當下應該做的事情」
(例如與想建立良好關係的人好好地用餐、聊天、相處,而不是滑手機)

要提升個人的執行力
不妨從「效率」與「專心」開始

加油!

Peter

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