張承管理學

時間管理--盡量先做「之後能同步執行」的事

一位學生是位個人工作者
收入來源主要來自於「接案」
而接案的管道
則來自於自媒體的經營

該學生認為自己總是很忙
但時間管理的效益不彰
我簡單為他診斷了一下
發現他在經營自媒體與執行專案上
執行順序出了問題
所以給予他以下的建議

在時間管理上
我們要盡量先做「之後能『同步執行』」的事

這裡的「之後能『同步執行』」事
包括：
1.能交由他人做的事(如外包、授權他人)
2.能對利害關係人產生效益的事(如回信、po文…等)
這些事情只要先做
之後再做只能自己做的事情時
就能發揮「同步執行」的效益

以該學生為例
假設他每一天的行程
只做兩件事：
1.花兩小時寫文章並po出文章
2.花六小時執行專案
這些事情都與未來與現在的收入直接相關
(實際狀況當然不會如此)

理想的做法是
一早先花兩小時寫文章與po文
再花六小時執行專案
執行專案的過程
同步進行行銷宣傳

次一級的做法是
先花六小時執行專案
然後再花兩小時po文
這樣在執行專案的過程
就沒有同步進行行銷宣傳

更差的情況是
花了八小時執行專案
但沒有po文
這樣不但沒有宣傳
影響未來營收
而且還讓讀者覺得沒有定期更新
影響自媒體的發展

(該學生的實際狀況是
每天花10-12小時執行專案
至於自媒體的經營
則是三天曬網兩天捕魚
所以他總是感覺自己很忙
但時間管理的效益不彰)

以上的三種情境
都是一天工作八小時
但從收益的角度來看
長期下來會有很大的差異

所以
在時間管理上
我們要盡量先做「之後能『同步執行』」的事

這樣的觀念
對於主管來說
則是要多運用外包、授權等方式
將能交由他人做的事
及早將事情發包
這樣就多了「之後能『同步執行』」的機會

如果這件事非自己做不可
也先做能發揮「之後能『同步執行』」的事
(例如先回完信，做完決策，或是能把「球」丟出去的事)
讓他人能夠接著執行
這樣就能發揮「同步」的效益

加油!

Peter