張承管理學

如何建立起有「速度感」的部門文化

本週列席某部門的週會
會中與大家分享
如何建立起有「速度感」的部門文化

首先
部門文化的形成
來自於主管與每位同仁
其中
主管的價值觀與行為模式
深深影響著該部門的文化
如果主管本身非常強調「速度感」
通常該部門的「速度感」就不會太差
此時
再配合徵選出
具有「速度感」的新進同仁
以及對現有同仁進行「速度感」的培育
將有助於部門文化的強化與維持

至於如何增加「速度感」
無論是主管或是每位同仁
可以從以下幾點來思考

1.能力

從對Google雲端工具的使用
到對Office軟體的熟悉
盡可能強化做事「有效率」的能力

此項能力還可繼續延伸
擴大到
發現問題的能力
解決問題的能力
或是
蒐集資料的能力
分析資料的能力
呈現資料的能力
…等

2.方法

這裡的方法
特別強調一開始就把事情做對
不要事後亡羊補牢
而為了事前就能將事情做對
建立制度(或是所謂的SOP標準作業程序)
是很好的做法
因為只要按照制度(或是SOP)
執行時出錯的機會就會大幅降低

有了能力與方法還不夠
我看過許多擁有「速度感」能力與方法的主管與同仁
但結果卻沒有展現出「速度感」的行為
這背後到底出了什麼問題?

其中可能的原因
來自於態度與紀律

3.態度

在管理學裡
態度包含：認知、情感、與行為
認知是指「我認為效率是重要的」
情感是指「我喜歡做事很有效率」
行為是指「我真的做事很有效率」
如果一開始就沒有認知到「速度感」是重要的
縱使能力與方法很好
最後還是無法展現「速度感」
(一些「懶性」(閩南語)的人，嘴巴上會說「我認為效率是重要的」，
但內心裡其實並不這樣認為。所以，自然就不會產生「有效率」的行為)

4.紀律

當我們開始展現出「速度感」後
還要將此「行為」轉換成「習慣」
而變成「習慣」背後的作法
又可以透過自我展現「紀律」
以及團隊要求「紀律」來完成

自我展現「紀律」
其實就是自律
通常擁有良好態度(同時擁有認知、情感、與行為)的人
容易展現自律
所以
甄選出能自律的人
對於「速度感」文化的建立與維持
有著重大的幫助

至於團隊要求「紀律」
一般是透過制度來完成
無論是建立「速度感」的標準
執行「速度感」的規範
落實「速度感」的獎懲
都有助於「紀律」的產生

最後
商業周刊曾經刊登過一篇文章
談到萬魔聲學董事長謝冠宏
於2012年10月下旬
準備搭機前往日本
協助處理女兒的入學事宜
就在起飛之前
他的手機突然響起
鴻海總裁郭台銘先生問他
為何沒有出席例行會議
並且說到
「如果現在沒有回來，就不用再回來了！」

當下謝冠宏先生連忙道歉
並提到自己早已請假
但秘書卻填錯假單日期
此時飛機艙門碰一聲地突然關起
他也宣告失業

鴻海的「速度」無庸置疑
而能建立起這種企業文化
除了同仁們擁有「速度感」的能力、方法與態度外
紀律更是一項重要的原因

以上故事
與大家分享

加油!

Peter

附註：至於對那些嘴巴上會說「我認為效率是重要的」，但內心裡其實並不這樣認為的人，該怎麼辦?
一是好好教導，但通常成效不好；二是用制度要求，建立標準、規範、獎懲等；三是請其離開。同時，持續甄選認同企業文化的人進來。