目標：每月1號凌晨結算
去年
公司財務部經過多年的努力
每月結帳與編製報表的時間
從每月20幾號
進步到現在的每月1號傍晚
今年
財務部設定了另一項更具挑戰性的目標
希望做到1號「凌晨」結算
(無論是否為工作日)
這樣之後在開月會時
就可以固定於每月1號開會
為了從每月1號「傍晚」結算
進步到每月1號「凌晨」結算
過程中
需要再更進一步地
將剩下的「手做流程」「資訊化」
為了達到這個目標
我找出了一篇有關「台塑一日結帳」的文章
(詹錦宏、張清添著，《今日帳、今日畢：「一日結算」經營合理化與台塑企業集團的會計決算作業》，向台塑學合理化，遠流出版。雖然這已經是10年前的文章了)
給財務部的同仁們
進行「標竿學習」
希望他們能從別人的做法中
獲得啟發
在這篇文章裡
詳細說明了台塑
如何執行「一日結算」的過程
一開始
台塑開了許多「協調會」
重新檢討企業內
有關：營業、生產、工程、資材、採購、會計、財務、人事、資訊...等
各部門的各項作業流程
(以訂單流程中的營運管理機能為例，內容包括：目標管理、授信管理、受訂管理、交通管理、倉儲管理、應收帳款管理...等)
為了做到一日結算
台塑必須想辦法
將各項作業流程所產生的各種資料
透過電腦與網路
自動傳輸到財務管理系統
以進行各種財務報表與營運管理報表的編製
過程中完全不用透過會計人員進行手動輸入
文章中還提到
「會計結算作業時間的長短，
是企業管理制度能否上軌道的指標之一。」
而且
「只要有任何一個單位任何一個環節出了問題，
財務報表就無法準時編製出來。」
文章中還引用王永慶先生的說法
「財務資訊要有用，
即使不能預測未來，
至少也要反映現況。
一日結算，
就是滿足財報能反映現況的最低要求。」
這就是台塑強調「合理化」的精神
對於財務部而言
每月結算從20號
提前到1號
就好像從不及格
進步到90分
現在
要從每月1號「傍晚」結算
進步到每月1號「凌晨」結算
就好像
要從90分進步到95分，甚至是99分
背後的挑戰更大
透過「標竿學習」
我們可以找到一些通往成功的方法
祝大家在新的一年裡
都能夠設定出「極具挑戰性的目標」
並且順利達成
加油!
張承
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作為主管，沒有權利抱怨，沒有時間哀怨
本月請負責大陸事業的主管與大家分享
該主管27-28歲就被公司派到大陸發展
至今已經5年
他的職稱從專員突然間升任到經理
再由經理升任到副總
到現在，已經成為分公司的總經理
他由最初的沒有產品、沒有團隊、沒有方向、沒有資源
到不被看好、不想放棄、不斷掙扎、初見成果、開始獲利
再到信心膨脹、見獵心喜、逐漸失控、後宮失火、前線淪陷、動彈不得
最後到，記取教訓、重整旗鼓
過程中有許多的心路歷程值得與大家分享
在分享中，他談到
「公司只能給你機會，但不能給予未來。」
他描述自己當時要不是因為陰錯陽差
被公司趕鴨子上架
現在也不可能在此對主管們進行分享
甚至，還有很大的可能
會是其中一位台下主管的部屬
該主管繼續說到
「但公司能給你機會，卻不能給你未來，因為未來要由自己掌握。」
該主管有點「雲淡風清地」告訴大家
撐過這五年的困難
但我很清楚
這背後的苦楚
我對大家說
在大陸工作沒有什麼休假日
休假時間就是每月回台的那幾天
(結果那幾天還要全省跑透透找產品)
如果這樣大家還不覺得辛苦
那當他兒子未來小學時在畫爸爸畫像時
有可能畫出的竟然是「背影」
這背後的辛苦
大家就大概能夠想像
我接著對大家說
在職場上
許多人都有「疲勞」
但未必會有「苦勞」
該主管的情境就是有苦勞
只是，有了苦勞還不夠
因為沒有「功勞」(賺錢)
最後還是枉然
接著該主管分享他
漸入佳境、嘗到甜頭後
由盛轉衰、生聚教訓的過程
由於大陸市場很大
機會很多
在開始獲利之後
難免就會開始作夢
而且他不但作夢
一次還做了兩個大夢
面對兩項巨大機會
原本都有機會抓住
但一項機會因為自身條件
最後失敗收場
另一項機會因為錯估研發難度
結果胎死腹中
面對這樣的結果
該主管學習到
「縱使面對巨大機會，
也不該讓公司身陷險境。」
最後，在總結時，該主管提到
「作為主管，沒有權利抱怨，沒有時間哀怨」
應該要理性地趕快將事情做好來
而且，他語重心長地對大家說
「既然決定留下來，就不要抱怨，因為這是你的選擇。」
「如果你會抱怨，請選擇離開，因為你可以有所選擇。」
希望大家都能建立起「不要抱怨」的文化。
加油!
張承
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考上新希望症候群
今天是12/31號
先祝大家新年快樂
這幾週
我遇到許多甄試上的同學
從他(她)們的眼中
看到了「多一分的自信」
也感受到大家對於「考上新希望」的期待
期待著自己
在未來的兩年半
能夠有個非常豐富的研究生生活
每當看著這些同學
一方面為他(她)們的考上而欣喜
一方面也為他(她)們的過度樂觀而擔心
我是一個還算樂觀的人
也是一個鼓勵樂觀的人
但我更是一個務實的人
所以
我總是希望大家的「考上新希望」
能夠真的實現
過去這20年
我看過許多非常優秀的同學
在研究所這兩年異常的忙碌
修課、寫論文、參加研討會、實習、打比賽、到國外交換...等
研究所生活過的多采多姿
如果幾年之後
再問他(她)們
「假如研究所生活能夠重新再來一次」
相信他(她)們還是會願意這樣過
答案未必如此
幾年前
我曾經做過一項調查
對研究所畢業超過5年以上的學生進行訪談
發現「假如研究所生活能夠重新再來一次」
大多數的同學
不希望自己這麼「多元」
大部分的同學
因為「貪多」
所以「嚼不濫」
無論是
課沒修的這麼好
論文沒寫的這麼好
實習跟打工一樣
到國外交換都在玩
(當然玩也是一種收穫)
...
我稱這種狀態
叫做「『考上新希望』症候群」
(考上後設定過多的目標，但最後沒有達成)
反之
幾位同學
因為「聚焦」
所以「不後悔」
無論是
找到創業的夥伴
(後來公司還獲頒政府創業的獎項)
或是得了全國第一的論文獎
(後來論文還發表到SSCI的期刊)
...
許多同學考上研究所後會發現
(尤其是「翻身」的同學)
原本自己不是一流學生
考不上一流明星高中
考不上一流國立大學
但現在
自己竟然能與這些學校畢業的學生做同學
自信心也隨之展現
這時
因為希望自己「好還要更好」
面對各種「誘惑」
(修課、寫論文、參加研討會、實習、打比賽、到國外交換...)
很容易來者不拒
讓自己非常「多元」
如果同學能夠更清楚知道自己畢業之後的目標
就有機會進一步釐清在研究所該如何「聚焦」
以上的故事
也給正在擬定「新年新希望」的同仁與同學參考
希望大家不要得了「『新年新希望』症候群」才好
最後
今天晚上還是要上課
上完課後
再去跨年
再次祝大家新年快樂
加油!
張承
p.s.當然，還是有很厲害的同學，能夠完成「多元的目標」。只是這種同學很少。
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高、中、低階主管推薦書單
為了鼓勵同仁們閱讀
同時配合高、中、低階主管教育訓練的規劃
我整理了一份推薦書單
給事業群主管與人資部門主管參考
Katz認為管理者須具備三種管理能力：
「技術能力」(Technical Skills)
「人際能力」(Human Skills)
與「概念化能力」(Conceptual Skills)
此三種能力
高、中、低階主管都應具備
但低階主管著重於「技術能力」
中階主管著重在「人際能力」
而高階主管則特別著重「概念化能力」
以此理論做基礎
對於基層主管與同仁而言
角色與目標在於「學得基礎技能」
以及「養成良好職場態度」、「建立主管觀念」
所以選書的類別
就以「基礎技能」與「職場態度」為主
推薦書單：
基礎技能：《銷售聖經》、《黃金服務15秒》、Office技能相關書籍...
職場態度與主管觀念：《自慢：社長的成長學習筆記》、《自慢2：主管私房學─小職員出頭天》、《打照將才基因》、《將將》、《杜拉克精選：個人篇》、《與成功有約》...
對於中階主管來說
角色與目標在於「成為承上啟下的主管」
所以選書類別的重心可放在「管理專業」與「領導溝通」
推薦書單：
管理專業：《管理是什麼》、《科特勒談行銷》、《行銷是什麼》、《人力資源管理的12堂課》、《企業金融的12堂課》、《財報就像一本故事書》...
領導溝通：《領導者該做什麼》...
至於，高階主管
角色與目標在於「成為值得信賴的上司」
所以選書類別
可以以「歷史書籍」、「策略管理」、「創業創新」、「人物傳記」為主
推薦書單：
歷史書籍：《三國演義》...
策略管理：《從A到A+》、《策略九說》、《執行力》、《看懂，然後知輕重》...
創業創新：《獲利世代》、《創新與創業精神》...
人物傳記：《京瓷哲學》、《廢墟中站起的巨人：一位哈佛學者眼中的松下幸之助》...
此外
對於「概念化能力」的培養
需要30-40年長期的閱讀、觀察與學習
這部分
可從學問五大範疇做延伸
l 社會科學(Social Science)：政治、經濟、社會、文化、教育、地理、歷史...
l 自然科學(Natural Science)：物理、化學、生物、醫學...
l 文學(Literature)：古今中外文學名著...
l 哲學與宗教(Philosophy and Religion)：人性、思想、身心靈探討、煩惱恐懼排除、自我修煉...
l 科際之間的整合(Interdisciplinary)：例如 Mechatronics (電子與機械的融合)...
推薦書單：
《資本論》、《就業、利息與貨幣的一般理論》、《物種起源》、《槍砲、病菌與鋼鐵》、《萬古江河──中國歷史文化的轉折與開展》、《論語》...
以上的推薦書單只是舉例
重點在於背後推薦的原因
在職場上
不同時期(20歲、30歲、40歲、50歲...)
不同位階(第一線同仁、基層主管、中階主管、高階主管...)
有其相對該培養的能力
也有其相對應該閱讀的書籍
以上的書單
推薦給大家參考
加油!
張承
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請找比你當年還優秀的人進來--「木桶原理」與「帕金森定律」
一位主管因為聘人的壓力
讓我感覺他在甄選的標準上
有所放寬
我對他說
「我沒有要求你要找比你現在優秀的人進來
但我希望你能找比你當年還優秀的人進來」
我進一步對他說
「如果不這樣做
接下來你只會花更多的時間『亡羊補牢』
最終還會陷入『沒有接班人』的窘境」
管理學裡
有所謂的「木桶原理」(Cannikin Law)
「木桶原理」指的是
一個木桶能盛水多少
不是取決於木桶壁上最高的那塊木片
而是取決於最短的那一塊
應用到團隊裡
「木桶原理」意指整體團隊的績效
取決於能力最差的那一位
俗話說
「不怕神一般的對手，只怕豬一樣的隊友」
就有類似的概念
在實務上
許多主管都有類似的經驗
只要找了不對的人進來
花在「與目標達成相關的時間」將會變少
花在「處裡雜七雜八與目標無關的事情」變多
反之
只要找了對的人進來
花在「處裡雜七雜八與目標無關的事情」變少
花在「與目標達成相關的時間」將會變多
一來一往
相差的績效可見一般
另外
主管不找高手
也有可能是自己的問題
管理學裡
有所謂的「帕金森定律」(Parkinson's Law)
帕金森定律是1955年
由英國帕金森教授(C.N.Parkinson)所提出
帕金森教授觀察英國海軍
發現即使海戰結束
兵艦減少
但海軍的官員卻不減反增
原因是
每人都等待升遷
而且升為長官之後
增加助手而不會找高手
(不用比自己強的人)
在實務上
因為種種原因
許多主管
不想、不願、不能、無法聘用優秀的人才
這樣的結果
除了可能導致前面所談的「木桶原理」問題外
更重要的
是找不到有能力接班的人才
我對該主管說
「雖然現在聘人的難度比以前的還高
但現在公司的整體條件也比過去還好
同時
一位同仁選擇到一家公司
除了眼前的薪資、福利、與環境
還有未來的機會、發展、與前景
所以
你絕對有機會找到比你當年還優秀的人進來」
為了避免之後「亡羊補牢」
為了避免之後「沒有接班人」
大家千萬不可降低聘人的標準
加油!
張承
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塑造一個擁有「正面情緒」的環境--「漣漪效應」(The Ripple Effect)
本週列席某一事業單位的月會
一位主管在台上與大家分享一段文章
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如果我再當部門主管--如何與上司充分溝通
本季的儲備主管教育訓練
請到劉顧問與主管們分享「如果我再當部門主管」
劉顧問歸納他30多年的管理經驗，從
1.部門主管如何與上司充分溝通
2.部門主管如何與員工充分溝通
3.部門主管如何做好自己的功課
三方面切入
以下先就「如何與上司充分溝通」
進行簡單的說明
劉顧問提到
自己在主管之路上
跌跌撞撞
如果再次擔任部門主管
面對上司
一定會主動釐清以下事情
而不會等著上司來說明
(因為大部分的上司不會主動說明，或是會認為，部門主管應該都知道這些事)
1-1我(所管理)的部門，在公司中的使命(任務)、定位(Positioning)與功能(Functions)為何？
使命(任務)、定位與功能
應由上司明確告知
而非自己猜想
(自己所認知的使命(任務)、定位與功能，
未必是上司所認同的)
每個部門在不同的時間點
可能都會有不同的使命(任務)、定位與功能
而使命(任務)、定位與功能
也將直接影響部門績效的衡量
(劉顧問有感而發地說，因為自己沒有釐清使命(任務)、定位與功能，結果做了許多白工)
1-2我(所管理)的部門，背後的報告系統(Reporting System)與協調單位(Coordination)之間的關係為何？
由於外部環境劇烈變化
以及內部政治關係複雜
部門主管的報告系統與協調單位
未必如組織圖所繪製的這般簡單
何時可以「將在外，君令有所不授」？
或是
除了組織圖上的上司外
是否還有其他隱性的上司？(非報告不可的對象)
在溝通協調時
各部門的真正關鍵人物是誰？
這些
都將直接影響事情的成敗
(劉顧問有感而發地說，因為自己無法充分掌握利害關係人的關係，結果吃了不少悶虧)
1-3讓上司清楚知道我的行事風格與計畫，彼此坦誠，不生誤會
每個人都有自己的行事風格
有人事必躬親
有人充分授權
當自己身為部門主管時
要主動讓上司了解自己的行事風格
以及接下來的計畫
讓上司充分了解自己將如何管理部屬
如何對部門進行規劃
同時
無論上司的領導風格為何
也必須積極地與他/她配合
直到被他/她欣賞為止
(劉顧問有感而發地說，自己花了相當多的時間，才悟出這些道理，也才慢慢獲得上司的信任)
講完這一段
劉顧問告訴我
這些都是他自己的心路歷程
如果他再次擔任部門主管
一定可以表現的更好
前人的經驗
值得大家學習
加油!
張承
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登頂合歡北峰--征服高山的過程，我們征服了自己，也超越了自己
公司登山健行社
舉辦今年第二次「合歡北峰」登頂活動
一位同仁在登頂之後
寫下了以下的心得
「上禮拜，跟著公司同仁一起去爬合歡北峰。老實說，從來沒有想過會這麼難走，也不知道自己是怎麼爬完全程，還有下山的。實在是不可思議。」
「爬山(的過程)，自己不斷地與自己在對話，『再一點點』、『再多走一段路』、『前方1.6K就可以休息一下』，心中好多話在和自己說，但沒有一個念頭是放棄不攻頂。」
「謝謝自己，沒有這樣和自己說過話，走走停停，看到美景就停下腳步欣賞並按下快門。不用多說言語，山巒之間的美景與體悟，只有自己最明白。」
剛好
本期商周
由王文靜女士所寫的專欄文章
標題是「征服的不是高山，是自己」
王文靜女士剛爬完合歡西峰
來回13.4公里
約12小時
(爬西峰要先經過北峰，上次我們沒能挑戰成功，下次再去XD)
她在文章中
引用第一位登上聖母峰的愛德蒙·希拉里(Edmund Hillary)
所講過一句話
「我們所征服的不是高山，而是自己
(It is not the mountain we conquer, but ourselves.)」
來與大家共勉
王文靜女士在文章最後提到
「世上，沒有簡單的事
也沒有能不能的問題
只有『你』多想要」
因為親自走過
看到這句話
很能夠感同身受
我很喜歡爬山
也積極鼓勵同仁們爬山
(因為我是公司登山健行社的社長XD)
對於不太常爬山的同仁
我常對他(她)們說
「善用群體的力量
你(妳)有機會做到
自己不太會去做的事」
後來
有幾位同仁
也都對我說過
透過群體的力量
自己竟然完成了登頂玉山的小壯舉
這是他(她)們從來都沒想過的事情
透過征服高山的過程
我們征服了自己
也超越了自己
歡迎大家與我們一起登百岳
加油!
張承
p.s.
1.為了鼓勵大家爬山，我還特地請公司的設計部門，仿造玉山登頂證書，設計公司的百岳證明。當同仁們拿到製作精美的證書時，也為活動畫下了完美的句點。
2.事隔五個多月後，我再次挑戰西峰，這次順利完成目標。
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在大陸撰寫BP，要對「五年規劃」有深入的了解
本週到大陸聽取主管們簡報
以及對同仁們進行教育訓練
在討論到營運計畫書(BP)時
大陸事業部的負責人
首先先就兩份文件進行說明
第一份是《關於十三五期間全面深入推進教育信息化工作的指導意見》
另一份是《福建省促進閩台職業教育合作條例》的公告
接著
他根據這兩份文件的內容
詳細說明了公司在未來五年內
發展的機會
並且分析公司現有的優勢
進而提出未來的發展策略
他對大家說
面對未來的挑戰
他非常有信心
用餐時
該主管有感而發
提到在大陸撰寫BP
要對「五年規劃」有深入的了解
因為大陸對於「五年規劃」的執行
非常徹底
以目前正在執行「十二五規劃」為例
根據統計
在29項評估指標中
超額完成十二五規劃目標的指標有10項，佔34.5%
接近目標的指標有4項，佔18.8%
發展良好的指標有9項，佔31%
落後的指標有2項，佔6.9%
以執行4年的「十二五規劃」來說
目前總體的評分為93.1分
該主管繼續分享
大陸的「五年規劃」
指出未來明確的商機
但能否掌握機會
還是在於自身所擁有的競爭優勢
他以過去所經營的教育資訊化事業為例
過去兩年
在與學校單位打交道時
大部分的時間都在教育市場
但當《指導意見》中明確指出
「要有效推動探索STEAM教育
創客教育等新的教育模式
讓學生擁有較強烈的資訊與創新意識」
詢問相關需求的單位明顯地增加
在主動提案時
也順利許多
該主管提到
雖然我們沒有能力影響《指導意見》的撰寫(不過還是有人能夠影響)
但我們能從全世界教育資訊化的發展
分析背後的趨勢
並預先佈局
等到相關政策頒布時
自然有機會掌握先機
(當然也有可能判斷錯誤)
在用餐快結束時
我問該主管
我們有何競爭優勢
能掌握背後的商機
該主管回應
因為我們佈局得宜
雖然走了許多冤枉路
但也累積了不少的經驗、Know How與連結
再配合擁有台商的身分(《閩台合作條例》)
目前算是搶佔了先機
不過
競爭者學習速度很快
絕對不可掉以輕心
在大陸撰寫BP
要對「五年規劃」有深入的了解
加油!
張承
Peter 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣(220)
「每一分努力，都會拉近我們與目標的距離。」
回家撥放了一部事業群主管推薦的影片
給孩子們欣賞
《老鷹與小雞》
https://www.youtube.com/watch?v=qUczNUVeE3E&list=PLEgVMd23smTlbMElCNkHaIJFlRGIA5Non
該影片描述一位老爺爺
帶著小孫女去釣魚
在回程的路上
車子的水箱破了
於是他們到一個農場去請求協助
在修理汽車的過程中
農場主人發現
老爺爺是第47屆世界職棒冠軍賽的MVP
因此大為興奮
這時
小孫女跑過來告訴老爺爺說
她發現一隻很奇怪的雞
老爺爺陪著小孫女來到雞籠
發現那是一隻老鷹
農場主人告訴老爺爺
幾年前
他兒子發現了一個老鷹巢
裡面的蛋幾乎都破了
只剩下一個蛋是完整的
於是他就將牠帶回孵化
之後
老鷹從小跟著小雞們一起生活
結果這隻老鷹就以為自己是隻小雞
這時
老爺爺回想起他小時候
在與朋友們玩棒球時
因為弱小
沒有人要與他同隊
他很沮喪
但他爸爸對他說
「除了你自己，別人是不知道你的潛力的。重要的是，要做連別人想都不敢想的事。想當一個好球員，要抬頭挺胸，垂頭喪氣是打不出全壘打的。」
於是
老爺爺跟農場主人要了老鷹
他相信老鷹能夠再次翱翔天際
後來
在訓練的過程
老鷹一直飛不起來
但老爺爺不氣餒
因為他想起自己在比賽中失敗的日子
當他失敗的時候
爸爸總是鼓勵他
「盡力就好，下次記得把手臂抬高。」
「人生不會永遠處在下坡，重要的是不斷向上努力。」
「每一分努力，都會拉近我們與目標的距離。」
最後
老爺爺與小孫女一起帶著老鷹到高山上
再一次嘗試
這次
老鷹終於展翅高飛
看完部短片
我對孩子們說
每個人
心中都有一隻老鷹
別人做不到
不代表自己做不到
重要的是
要不斷地努力
因為
「每一分努力，都會拉近我們與目標的距離。」
同時
也期許自己
能像片中老爺爺的爸爸一樣
當週遭的人
在面臨挫折時
能多用鼓勵代替指責
用正面能量
影響負面能量
有空看一下這部短片吧!
加油!
張承
Peter 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣(340)
心情故事 (1)