張承管理學

行政事務是否可以外包？

一位主管對我說
下面的同仁問他
能否讓自己專心在最應該做的事
而將一些行政事務外包給其他人

主要的原因在於
這些行政事務並不需要用到該同仁本身的專業
該同仁認為自己應該多做一些能發揮自己專業的事
少做與自己專業無關的事

這類的問題我被問過許多次

當單位裡的人員數量多到一定程度時
聘用一位正職同仁來負責處理行政事務
確實能讓更多人
專注在能發揮自己專長的事
（關於這位專門處理行政事務的同仁，
最好選擇需求層級較低、適合從事例行性工作的人）

但如果單位人數較少（例如只有2-3位）
行政業務的量
沒有大到足以聘用一位正職同仁來處理時
這時
就不會從聘用專職的角度來思考問題

其實
行政事務的種類繁多
一位PM在工作時
可能會用到公司裡的各種系統
無論是銷售、進銷存、採購、費用、人資、法務、簽呈…等

這些行政事務
有些可以透過資訊科技
簡化工作流程
進行流程再造
讓行政事務大幅減少
同時提升執行效率

有些行政事務則無法規避
只能盡可能增加效率

根據我多年的觀察
發現一個有趣的現象

一個單位經過10幾年的流程再造與優化
執行行政事務的效率
過去與現在相比
已經天差地別
甚至該單位過去有專人負責處理行政事務
也因流程優化之後
不再有專人負責

但一位年資尚淺的同仁
因為不了解過去的發展
便產生了希望將行政事務外包給他人的想法

這個過程除了透過主管持續溝通之外
主管也應該持續思考
在確保效果的前提之下
如何再次提升效率
（過去是透過資訊科技，現在則是透過AI，
例如，透過辨識系統進行各種單據的辨識等）

行政事務有其必要性
但常常沒有生產力（與收錢無關）
而且枯燥又例行（有些人會處理到厭世）

但無論是在工作上與生活中
本來就存在著很大比例的時間
在從事著沒有生產力的事
這點我們自己也要釋懷

加油!

Peter