張承管理學

時間管理三步驟

最近針對中階主管設計訓練課程
同仁在經過文獻探討以及訪談之後發現
時間管理的重要性非常地高
因此
我開始著手整理、改編過去「時間管理」的講義
並預計在兩個月後
對中階主管進行教育訓練

接下來我將不定期就此議題
發表一些看法

一開始
先從Peter Drucker的時間管理三步驟
來進行說明

Peter Drucker在「有效的管理者」這本書中提到
時間管理三步驟為
1.紀錄時間
2.管理時間
3.整合時間

1.記錄時間

有效的管理者會紀錄自己時間的運用狀況
每次三到四週
記錄時間時
可以每隔15分鐘為基礎

當紀錄完成之後
主管可能會發現自己有一半以上的時間都在開會
業務人員可能會發現自己有一半以上的時間都花在交通往返
這些事情
許多時候跟生產力並無直接關聯

2.管理時間

當我們紀錄完時間之後
經過分析
我們可以判斷哪些工作應該需要簡化
之後
再將空出的時間
聚焦到有生產力的地方

例如︰主管應該考慮開會的必要性
必要時可以考慮將性質相近的會議合併
或是讓副手去開
而業務應該事先規劃拜訪客戶的行程
在同一個時段
拜訪同區域的客戶
或是就算原本只要拜訪一個新客戶
就順便拜訪當地的舊客戶
亦或是在拜訪舊客戶的同時
就近進行陌生拜訪
(例如在電話中提到自己就在客戶公司附近，爭取見面的機會)

3.整合時間

將零碎的時間
整合成連續可運用的大量時間

由於手機、e-mail的普及
我們很容易被人打擾
原本應該專心處理的事
受干擾後勢必有所延遲
同時還影響了品質

為了提升工作的時效與品質
我們必須安排出固定不被打擾的時間
並且專注於與目標相關的事務上

對主管來說
每天可選擇一段時間(例如︰早上8:00-9:00，每人不同)
或是每週可以選擇半天(例如︰週五下午，每人不同)
來做自己應該做的事
(也就是公司付我薪水，要我做什麼「對的事」)

對業務來說
每天一樣要排出一段固定時間(通常是晚上，甚至是回家後)
安排明天、下週的行程

當我們專注在「對的事」的時候
績效自然產生

最後
Peter Drucker說過
他認為
無論身分、地位
任何知識型工作者
都能將原本要求他花時間投入的事情
刪掉1/4
而且不會有任何影響
(因為，他還沒看過任何人辦不到)

如果同學覺得自己總是沒有時間
不妨按照時間管理三步驟
開始紀錄時間、管理時間、整合時間
相信不久之後
你會將1/4以上與生產力無關的事情都拋棄
 
加油!

張承