張承管理學

輕重緩急

話說俏秘書麗娜正在對新進秘書進行教育訓練

這群秘書每一位都必須support一個Team

(Team裡面包括一位老闆、幾位成員以及一位秘書)

麗娜問道︰「你們該如何判斷事情的輕重緩急?」

一位秘書回答道︰「老闆的事情比較重要且緊急，至於其他成員就沒那麼重要跟緊急。」

(其他秘書笑成一團)

麗娜微笑地答道︰「沒錯，老闆的事情總是比較重要且緊急，所以一定得先處裡。不過，如果根據你自己的判斷，你發現成員的事，真的比老闆的事更重要又緊急，這時，你又該如何處理?」

一位看起來很靈巧的秘書說︰「先主動跟老闆說明情況，由老闆判斷，是否應該先處裡該成員的事。」

麗娜望著該秘書說︰「非常好。那如果有兩位成員快下班時，同時交付重要且緊急的事，而且明天早上上班時一定得做好，這時，你又該如何處理?」

該祕書側頭想了一下，回應道︰「我會請他們先自行協調，如果協調未果，我再請老闆出面。如果老闆不在，我會跟他們說，今天我無論如何，就算不睡覺，都會想辦法拼出來交給大家。」

(此時其他秘書報以熱烈的掌聲)

麗娜微笑地回應道︰「其實當我們在接受到別人的指派時，要主動跟大家確認完成的時間日期，通常大家都會說要盡快，不過盡快是明天中午12點、下午6點、還是1個小時後。當有完成時間時，我們才知道那一件事情是屬於真正的緊急。」

一位秘書問道︰「那如果大家都將時間壓縮，這時該怎麼辦?」

麗娜說︰「如果大家都將時間壓縮，代表大家都在做緊急的事，那這個team很明顯的出現了問題，此時應該找老闆跟這些成員坐下來討論，必要時甚至要訂出一個制度或辦法，以減少urgent case的產生。」

(眾秘書點頭稱是)

以上的故事

借用了漫畫「俏秘書麗娜」中的主角

透過對話

想要突顯一個重點

如何區分事情的輕重緩急

我們在公司裡面

都好像故事中的秘書一樣

需要support許多人

這些人可能是顧客、下屬、同事、老闆、總經理、董事長、總裁、股東、供應商…等

當資源有限時

如何區分輕重緩急

就變的非常重要

其中

何謂重要的事

答案其實很簡單

跟目標相關的事就是重要的事

對老闆來說

當我們知道他的目標是什麼

就知道什麼是重要的事

(如果不清楚，可以問他^^)

至於

緊急的事通常產生於兩種原因

一是意外

突如其來

(「計畫趕不上變化，變化趕不上老闆的一句話」就是屬於這一種，不過請體諒老闆，因為他也有老闆)

另一種原因是原本不緊急

但後來因為拖延

變得緊急

(拖延有時不是因為懶惰，而是因為資源不足，當下無法處裡，最後只能救火。)

當事情變的緊急時

一是馬上處裡

不睡覺也要處裡好

二是懂得取捨

思考有哪些事一定要做(跟目標直接相關，或影響目標達成較大)

那些事其實可以不做(跟目標間接相關，或影響目標達成較小)

(尤其是當資源有限時，一定要做取捨的情況下，我們最終還是得捨)

所以

無論大家目前手邊的事急不急

請至少先確認這些事

是否是真正重要的事

加油!

張承

ps至於漫畫，真的很好看